La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) peut contrôler votre librairie à tout moment, sans préavis obligatoire. Si une vérification de comptabilité doit faire l'objet d'un avis préalable, certains contrôles sur place peuvent être inopinés. Mieux vaut être toujours prêt.
Les deux types de contrôles principaux
Le contrôle sur pièces
Le plus fréquent. L'administration vous demande par courrier de fournir des documents (déclarations, factures, relevés de caisse) sans se déplacer. Vous disposez généralement de 30 jours pour répondre.
La vérification de comptabilité
Un vérificateur se déplace dans votre établissement pour analyser votre comptabilité sur une ou plusieurs années. Il peut rester plusieurs jours. C'est le contrôle le plus approfondi et le plus redouté.
Ce que le vérificateur contrôle en librairie
- La conformité NF525 du logiciel de caisse : il demandera votre attestation individuelle. Sans ce document, amende de 7 500 € quasi automatique.
- La cohérence entre le journal de caisse et la déclaration de TVA : le chiffre d'affaires déclaré doit correspondre aux données de caisse.
- Les clôtures de caisse : il vérifiera que les Z quotidiens, mensuels et annuels ont bien été réalisés et archivés.
- La ventilation TVA : en librairie, la coexistence de taux à 5,5 % et 20 % est un point d'attention particulier.
- Les achats et les stocks : cohérence entre les factures d'achat, le stock théorique et les ventes déclarées.
Les documents à tenir prêts en permanence
- Attestation individuelle NF525 (ou certificat AFNOR) de votre logiciel de caisse
- Rapports de clôture annuelle des 6 derniers exercices
- Journaux de vente quotidiens des 3 dernières années minimum
- Factures d'achat fournisseurs (6 ans)
- Bordereaux de retour éditeurs et avoirs correspondants
- Déclarations de TVA des 3 dernières années
Les erreurs qui attirent l'attention
- Un écart important entre le chiffre d'affaires déclaré et les moyennes du secteur
- Des Z de caisse manquants ou des clôtures mensuelles en retard
- Un taux de marge anormalement bas ou variable d'une année sur l'autre
- Des achats fournisseurs sans factures correspondantes
- Des incohérences entre stock déclaré à l'inventaire et achats/ventes de l'année
Que faire si vous recevez un avis de vérification ?
- Contactez immédiatement votre expert-comptable — il vous assistera tout au long du contrôle
- Rassemblez tous les documents listés ci-dessus
- Ne modifiez rien dans votre logiciel de caisse — toute modification postérieure à l'avis est suspecte
- Préparez un espace de travail pour accueillir le vérificateur
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