La gestion des retours est l'une des particularités les plus complexes du commerce du livre. Contrairement à la plupart des secteurs, les libraires peuvent retourner leurs invendus aux éditeurs ou aux diffuseurs — une spécificité qui nécessite une organisation rigoureuse et un logiciel de gestion adapté.
Les deux types de retours en librairie
Les retours d'office
Certains offices (envois automatiques de nouveautés) sont assortis d'une condition de retour. L'éditeur vous envoie automatiquement de nouveaux titres, et vous pouvez retourner ceux qui ne se vendent pas dans un délai défini (généralement 3 à 6 mois). Ces retours sont réglementés par vos conditions commerciales avec chaque diffuseur.
Les retours volontaires
Il s'agit des retours que vous initiez vous-même, hors office, pour des titres qui stagnent en rayon. Chaque éditeur a ses propres règles : délai minimum depuis la réception, état du livre, conditions d'acceptation (accord préalable parfois requis).
Les erreurs les plus fréquentes
- Retourner un livre sans le décompter du stock : votre inventaire affiche des exemplaires qui ne sont plus là. Vous risquez de vendre un titre que vous n'avez plus.
- Ne pas conserver de trace des retours : en cas de litige avec un diffuseur (livre non réceptionné, avoir non crédité), vous n'avez aucune preuve.
- Confondre les délais : un retour effectué hors délai est souvent refusé. Sans suivi, vous perdez l'avoir correspondant.
- Retourner des livres abîmés sans les signaler : certains diffuseurs refusent les retours de livres en mauvais état ou appliquent une décote.
Comment un bon logiciel simplifie la gestion des retours
Un logiciel de gestion adapté à la librairie doit permettre de :
- Créer un bon de retour qui décompte automatiquement les exemplaires du stock
- Associer chaque retour à un diffuseur et à une commande d'origine
- Suivre l'historique des retours par éditeur et par titre
- Générer les bordereaux de retour aux formats acceptés par les diffuseurs (dont le format EDI via Dilicom)
- Rapprocher les avoirs reçus avec les retours effectués
Ellipses Librairie intègre nativement la gestion des retours avec génération de bordereaux, suivi des avoirs et mise à jour automatique du stock. Cela évite toute double saisie et garantit la cohérence de votre inventaire.
Bonnes pratiques organisationnelles
- Définissez une périodicité : ne faites pas vos retours au fil de l'eau. Organisez une session retours mensuelle ou bimestrielle pour garder le contrôle.
- Créez une zone dédiée : une étagère "retours en préparation" évite de mélanger les livres à retourner avec votre stock actif.
- Vérifiez l'état des livres avant de les emballer : signalez tout défaut (couverture abîmée, pages cornées) dans le bordereau pour anticiper les éventuelles contestations.
- Gardez une preuve d'envoi : conservez systématiquement le récépissé de dépôt chez votre transporteur.
- Rapprochez les avoirs : dès réception d'un avoir, vérifiez qu'il correspond bien à votre bordereau de retour. Les erreurs de facturation existent.
Les retours et la TVA
Un point souvent négligé : les retours ont des implications comptables. Quand vous retournez un livre, vous devez émettre une note de débit ou recevoir une note de crédit du diffuseur. Ces mouvements doivent être correctement traçés dans votre comptabilité pour la déclaration de TVA. Votre logiciel de caisse doit donc documenter précisément chaque retour avec les montants HT et la TVA correspondante.
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